Hinweisgebersysteme für kleine und mittelständische Unternehmen nach EU-Whistleblower-Richtlinie

Digitale Meldesysteme für kleine und mittelständische Unternehmen

Setzen Sie die regulatorischen Vorgaben von Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), DSGVO und Gleichbehandlungsgesetz mit unserem digitalen Hinweisgebersystem zu 100 Prozent rechtssicher um.

Seit Ende 2023 gilt das Hinweisgeberschutzgesetz.

  • Damit sind alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden gesetzlich verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten, sodass mögliche Verstöße von Angestellten anonym gemeldet werden können. Diese Pflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems soll für den Schutz natürlicher Personen sorgen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße offenlegen möchten.
  • Für Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitenden gilt zudem seit 2024 das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, welches unter anderem zur Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens verpflichtet.

Versäumt ein Unternehmen die Einrichtung eines internen Meldesystems, drohen Geldstrafen von bis zu 50.0000 Euro.

Wir unterstützen Sie mit ganzheitlichem Service – von der Einrichtung der digitalen Meldestelle bis zur juristischen Bearbeitung eingehender Meldungen – bei der rechtssicheren Umsetzung dieser Gesetze. Kontaktieren Sie uns gern noch heute, um bereits in wenigen Tagen von Ihrem komplett eingerichteten Meldesystem zu profitieren.

Beispiel für eine Meldeportal
Beispiel für ein Meldeportal

So profitieren KMU von unserem digitalen Hinweisgebersystem

Durch unsere langjährige Zusammenarbeit mit kleinen und mittleren Unternehmen kennen wir die Herausforderungen, die sich ihnen täglich stellen. Mit diesem Wissen haben wir ein digitales Meldesystem entwickelt, das speziell auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten ist: unkompliziert, kostengünstig und 100 Prozent rechtssicher.

Gemeinsam mit einem erfahrenen Rechtsanwalt sowie einem Team versierter IT-Experten stehen wir an Ihrer Seite – von der Einrichtung Ihrer Meldeformulare bis zur juristischen Fallprüfung.

  • Keine Interessenskonflikte: Profitieren Sie von unserer Neutralität als externer Dienstleister, welche uns eine präzise Einordnung eingehender Meldungen ermöglicht.
  • Ganzheitlicher Service: Lagern Sie Ihre Meldestelle mit einem individuellen Link komplett aus. Wir bearbeiten eingehende Meldungen von Anfang bis Ende – inklusive juristischer Prüfung, Dokumentation und Einleitung von Folgemaßnahmen.
  • Garantierte Rechtssicherheit: Verlassen Sie sich auf unsere Expertise und die Rechtskonformität unseres Hinweisgebersystems gemäß HinSchG, LsKG und DSGVO
  • Absolute Anonymität: Bieten Sie Hinweisgebern größte Sicherheit durch ISO-27001-zertifizierte Server und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Hinweisgeberdaten
  • Maximale Flexibilität: Konfigurieren Sie Ihr cloud-basiertes Hinweisgebersystem nach eigenen Wünschen und legen Sie individuelle Meldeformulare an.
  • Internationale Abdeckung: Erfüllen Sie als international tätiges Unternehmen verschiedene Rechtsprechungen zur Meldungsabgabe.

HinSchG und LkSG – was die Gesetze bedeuten und welche Unternehmen betroffen sind

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sind zwei neue Gesetze, die seit Ende 2023 verschiedene Aspekte der Unternehmensverantwortung regeln.

Das HinschG betrifft Unternehmen ab 50 Angestellten. Das heißt, sowohl kleine, lokal tätige Unternehmen als auch große internationale Konzerne müssen sicherstellen, dass ihre Angestellten vor Repressalien geschützt sind, wenn sie Missstände melden.

Das LkSG gilt für größere Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitenden. Diese Betriebe verfügen häufig über komplexe Lieferketten und tragen damit eine größere Verantwortung für die Einhaltung von Menschenrechten und Umweltstandards. Sie können mit dem LkSG für die Verletzung ihrer Sorgfaltspflicht haftbar gemacht werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Die sogenannte EU-Whistleblowing-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) wurde 2023 mit dem Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (kurz: Hinweisgeberschutzgesetz) in deutsches Recht umgesetzt. Das HinSchG soll es Hinweisgebern erleichtern, Meldungen einzureichen, und sie zugleich vor möglichen Repressalien schützen, um auf diese Weise firmeninterne Missstände zu verhindern.

Seit dem 17. Dezember 2023 sind alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtet, eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten.

Das kann insbesondere für KMU zur Herausforderung werden: Mindestens eine Person, welche über die notwendige Fachkunde verfügen soll, muss mit der Aufgabe der internen Meldestelle beauftragt werden. Sie muss Meldekanäle für mündliche oder schriftliche Hinweise betreiben, eingehende Meldungen fristgerecht bearbeiten und in der Lage sein, die erforderlichen Folgemaßnahmen zu ergreifen.

Um speziell kleineren Unternehmen hier entgegenzukommen, ist es laut Gesetz ausdrücklich erlaubt, unternehmensfremde Dienstleister und externe Hinweisgebersysteme wie Software-Lösungen in Anspruch zu nehmen.

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (kurz: Lieferkettengesetz) regelt die Verantwortung von Unternehmen bei der Einhaltung von Menschenrechten und Umweltstandards in globalen Lieferketten. Das LkSG soll unter anderem Kinderarbeit verhindern sowie weltweit für faire Löhne und Umweltschutz sorgen.

Seit dem 1. Januar 2024 sind alle Unternehmen ab 1.000 Angestellten verpflichtet, das Lieferkettengesetz rechtskonform umzusetzen.

Die Umsetzung des LkSG beinhaltet die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens, die Verabschiedung einer Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte, Risikoanalysen, Präventions- und Abhilfemaßnahmen potenzieller Risiken sowie eine regelmäßige, transparente Berichterstattung.

Auch hier ist es Unternehmen gesetzlich ausdrücklich gestattet, externe Dienstleister mit der Einrichtung eines sicheren Meldekanals, der Fallbearbeitung und der Berichterstattung zu beauftragen.

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FAQ

Häufig gestellte Fragen zu Hinweisgeberschutzgesetz und Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Was ist eine externe Meldestelle und wieso fungiert Health Works als externer Dienstleister als interne Meldestelle?
Viele Unternehmen, die ein digitales Hinweisgebersystem einrichten möchten, machen sich fälschlicherweise auf die Suche nach einer externen Meldestelle. Das klingt zunächst stimmig, da ein unternehmensfremder Anbieter den Service übernehmen soll, was gemäß § 14 HinSchG ausdrücklich gestattet ist. Allerdings ist der Begriff der externen Meldestelle im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz bereits anderweitig besetzt: Während eine interne Meldestelle (§ 12 – § 18 HinSchG) innerhalb eines Unternehmens eingerichtet wird, sind externe Meldestellen (§ 19 – § 21, § 27, § 28 HinSchG) immer bei Behörden angesiedelt. Externe Meldestellen in Deutschland sind beispielsweise das Bundesamt für Justiz, die BaFin und das Bundeskartellamt.
Sind Hinweisgeber*innen frei in der Entscheidung, ob sie sich an interne oder externe Meldestellen wenden?
Nach § 7 HinSchG können hinweisgebende Personen frei wählen, ob sie sich an die unternehmensinterne Meldestelle wenden, oder ihren Hinweis direkt bei einer externen, also behördlichen, Meldestelle vortragen. In der Regel liegt es im Interesse des Unternehmens, den Hinweis zunächst intern zu bearbeiten. Deshalb ist es, die interne Meldestelle für die Mitarbeitenden so attraktiv und leicht zugänglich wie möglich zu gestalten, wobei wir Sie mit unseren umfassenden Services gern unterstützen.
Für welche Unternehmen ist die Einrichtung einer internen Meldestelle Pflicht?
Gemäß § 12 HinSchG sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtet, eine Meldestelle einzurichten. Es gibt jedoch Branchen, die von dieser Regel ausgenommen und unabhängig von der Beschäftigtenzahl zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems verpflichtet sind. Darunter fallen unter anderem Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger, Institute im Sinne des Kreditwesengesetzes, Kapitalverwaltungsgesellschaften und Unternehmen gemäß dem Versicherungsaufsichtsgesetz.
Was passiert, nachdem eine Meldung über das Hinweisgebersystem eingegangen ist?
Wenn eine Meldung über Ihr digitales Meldesystem bei uns eingeht, versenden wir fristgerecht eine Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person und beginnen direkt mit der Bearbeitung des Falles. Das bedeutet, wir tragen alle nötigen Informationen zusammen, halten mit der hinweisgebenden Person Kontakt und prüfen die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung. Gemäß § 11 HinSchG dokumentieren wir alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots. Gegebenenfalls werden mit Einwilligung der hinweisgebenden Person Tonaufzeichnungen der mündlich vorgetragener Meldungen angefertigt. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, es sei denn, längere Aufbewahrung ist nach anderen Rechtsvorschriften erforderlich. Sobald der Fall aufgearbeitet ist, erhält die verantwortliche Person in Ihrem Unternehmen von uns eine schriftliche Zusammenfassung sowie gegebenenfalls Empfehlungen zur Einleitung von Folgemaßnahmen. Die hinweisgebende Person wird innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen informiert.
Welche Vertraulichkeitsregeln gelten bei der Bearbeitung von Meldungen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz?
Gemäß § 8 HinSchG sind wir als Meldestelle verpflichtet, die Vertraulichkeit der Identität folgender Personen wahren: Der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, oder wenn die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei. Der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind. Der sonstigen, in der Meldung genannten Personen.
Für wen gilt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG)?
Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz betrifft größere Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die eine Belegschaft von mindestens 1.000 Angestellten im Inland haben, einschließlich Leiharbeitern und Mitarbeitern von verbundenen Unternehmen.
Welche Anforderungen gelten für das interne Beschwerdeverfahren gemäß § 8 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG)?
Nach § 8 LkSG müssen größere Unternehmen es Personen ermöglichen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen entsprechender Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln des Unternehmens oder eines unmittelbaren Zulieferers entstanden sind: Das Verfahren muss für alle potenziellen Hinweisgeber zugänglich sein, sowohl intern als auch extern. Die Meldestelle muss unabhängig arbeiten und ist zur Verschwiegenheit verpflichtet. Hinweise müssen sorgfältig und ergebnisorientiert untersucht werden. Bei berechtigten Hinweisen müssen angemessene Maßnahmen zur Abhilfe ergriffen werden. Die Identität von hinweisgebenden Personen muss geschützt werden. Sie dürfen aufgrund ihrer Beschwerde nicht benachteiligt oder bestraft werden. Das Unternehmen ist verpflichtet, jährlich zu berichten, ob und falls ja, welche Risiken oder Verletzungen von menschenrechtsbezogenen oder umweltbezogenen Pflichten identifiziert wurden.

Sie wünschen ein maßgeschneidertes Angebot für eine digitale Meldestelle, passend zu Ihrer Unternehmensgröße?

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Wir werden schnellstmöglich mit einem individuellen Angebot auf Sie zukommen und innerhalb weniger Tage ein voll funktionsfähiges und garantiert rechtssicheres Meldesystem für Ihr Unternehmen einrichten.